تعیین صحیح تامین کنندگان برون سپاری

تعیین صحیح تامین کنندگان برون سپاری

یک سری سال پیش، شاهد عقد اَبرقراردادهای میلیاردی بودیم و موسسه های بزرگ خدمت های پشتیبانی کانال، از خوشحالی در پوست خود نمی‌گنجیدند. اما مدیر برون سپاری عمده، برای بخش اعظمی از شرکت های سخت بود. این روز ها، مدیران ارشد فناوری اطلاعات از یک خط مش دیگر پیروی می نمایند، که به موجب آن، خدمت های ارائه شده توسط یکسری آیتم از بهترین پرسنلشان با هم ترکیب و ادغام می گردد تا نیازهای تکنولوژیکی شرکت مشتری مرتفع شود. اکثر فعالان عرصه خدمات کانال، خود را با این گرایش و مراحل تطبیق داده‌اند. در حقیقت، برخی از مدیران ارشد فناوری اطلاعات خیر صرفا با تیم‌های متفاوت تامین کنندگان برون سپاری همکاری می نمایند، بلکه از آن ها توقع دارا هستند که خود را با موقعیت مجموعه‌های دیگر تطبیق دهند و در سمت و سوی خدمت رسانی مشترک فعالیت نمایند.

حال، این مراحل تازه و سپردن عمل به تعدادی کارشناس کانال نیز خالی از بحران و دشواری وجود ندارد. شرکت مشتری باید از حاکمیت مؤثر و کارآمدی برخوردار باشد و بتواند عمل‌ها و کنش‌های مدیریتی تأمین‌کننده را بپذیرد. مدیران ارشد فناوری اطلاعات باید در حین مذاکره برسر عقد قرارداد، ضرورت همکاری و عدم سرزنش یکدیگر را برای تامین کنندگان برون سپاریتشریح و توجیه کنند. در غیر این فیس، احتمال از دست رفتن عمل موجود هست. به علاوه، مدیران ارشد IT می بایست نیروهای شایسته و کارآمدی را پیدا کنند که از مهارت‌های مالی و فنی کافی برای امداد به مدیر پروژه برخوردار باشند. همینطور، افراد دیگری نیز جهت مدیر مراحل برون سپاری می بایست استخدام شوند.

افزایش گرایش به تحول دیجیتال، خیر صرفا موجب بازگشت به ابرقراردادهای قریه ساله نشده می باشد، بلکه به ادغام و یک دست‌سازی خدمت های پشتیبانی کانال مختوم شده است. از آنجایی که شرکتها یک فهرست بلند از تنوع روش‌های بسط و زیرساخت ها را پیش رو دارند، بخش اعظمی از خدمت های منفرد و تَک عملکرد خود را از دست داده‌اند. برخی از شرکت ها پشتیبانی کانال، قصد دارا‌هستند تبدیل به فروشگاه‌هایی تمامی‌کاره شوند و خدمت های کارگزاری یا مشارکت و همکاری به مشتریان ارائه دهند. در این حالت، مشتریان با طیف گسترده‌ای از انواع خدمات روبرو خواهند بود که توسط بهترین و فنی‌ترین تامین کنندگان برون سپاری ارائه میشوند.

طریق تعیین تأمین کنندگان برون سپاری

گزینش تأمین‌کنندگان برون سپاری مناسب جهت دریافت خدمت های پشتیبانی کانال، یک تصمیم دشوار می باشد. براین اساس، نخست بایستی بدین نکته دقت داشته باشید که هیچ تأمین کننده ای نمیتواند یک سهم دار ایده آل، کامل و بی نقص برای شما باشد. انعطاف پذیری در روابط، یک ضرورت محسوب می‌شود.

برای آنکه بتوانید یک تصمیم آگاهانه و هوشمندانه دراین باره اتخاذ نمایید، توقعات و انتظارات خود از رابطه برون سپاری را معین فرمایید و مهمترین معیارها برای انتخاب تأمین‌کنندگان برون سپاری موردنظرتان را شناسایی نمایید. اجرای این روند، پیش از انتخاب تأمین‌کننده، حقیقتاً مهم و ضروری می باشد. زیرا آنان بدون شک ایده‌های شخصی خودشان را برای شرکت شما پیاده‌سازی می کنند و بهترین‌ها و مناسب‌ترین‌ها را برحسب توانمندی‌ها و نقاط قوت خود برای شرکتتان انتخاب می‌کنند.

برخی از پرسش هایی که در زمان گزینش تأمین کنندگان برون سپاری بایستی به آنها پاسخ دهید، به شرح تحت هستند:

کدام دستاوردها و امتیازهای ناشی از برون سپاری برای شما مهم خیس میباشند: کل پس انداز و صرفه جویی در هزینه؛ یا سرعت کاهش هزینه ها؟

شما امکانات و تخصص های برون مرزی را ترجیح میدهید یا به تخصص های محلی و داخلی گرایش دارید؟

شما راه و روش قیمت گذاری ثابت-دست‌کم را می پسندید یا گزینه های قیمت گذاری متغیر را ترجیح میدهید؟

بعداز آنکه نیازهای خود را تعریف‌و‌تمجید‌ و تقدم بندی کردید، بهتر میتوانید درباره تعیین رابطه ها گران بها و سودآفرینی تصمیم بگیرید.

از پیشین تا کنون، شرکت ها خدمت های کانال یک دوره شش ماه الی یک ساله یا بیش تر را به پردازش معاملات برون سپاری فناوری اطلاعات اختصاص می‌داده‌اند. و طی این زمانه، تأمین‌کننده‌های موردنظر خود را پیدا کرده و بر راز عقد قرارداد پشتیبانی کانال با ایشان مصاحبه می‌کرده‌اند. اما در پی کوتاه‌خیس شدن بازه قراردادهای برون سپاری خدمت های کامپیوتری به شرکتها، صرف آن بازه عصر طولانی برای پردازش امور پیش از عقد قرارداد منطقی وجود ندارد. به رغم آنکه روند انتخاب تامین کننده مناسب همچنان بسیار حساس و مستم صرف کوشش و کارایی بسیار است، ولی برخی روش ها در طی این پروسه تکراری می باشند و به همین استدلال در حین، صرفه جویی می شود.

مشاوران برون سپاری

بخش اعظمی از سازمان ها و شرکتهای، از مشاوران یا راهنماهای برون سپاری امداد می‌گیرند تا نیازمندی ها و حق اولویت هایشان را شناسایی کنند. باوجود آنکه تخصص این مشاوران بسیار مفید و کارآمد خواهد بود، اما سازمان ها باید پیش از تعیین مشاور نیز درباره آن ها تحقیق کنند. برخی از مشاوران، از قانع کردن شما جهت اجرای روند برون سپاری بهره میبرند؛ و هدفشان در حقیقت، کمک به شما برای شناسایی تناسب برون سپاری با نیازمندی های سازمانتان نیست. یک مشاور خوب باید مشتریان بی تجربه و مبتدی را در طی فرآیند تعیین تأمین کننده یاری دهد؛ و ایشان را در طی فرآیند گوناگون نظیر جستجو به دنبال تأمین کننده، گزینش تأمین کننده جهت حضور در پروسه ارائه پروپوزال، ایجاد یک دسته یا سیستم امتیازدهی برای به حساب آوردن عکس العمل ها و اتخاذ تصمیم پایانی همراهی کند.

شما از منابع و مراجع باطنِ سازمان خود نیز می توانید یاری بگیرید. این افراد می‌توانند شما‌را درباره ی شناسایی نیازهایتان یاری دهند. مدیران ارشد فناوری اطلاعات، معمولاً مایل و راغب بدین کار نیستند؛ زیرا هر نمادی از وجود سختی ها در تصمیم گیری جهت برون سپاری، بخش فناوری اطلاعات و حتی کل سازمان را به خوف خواهد انداخت. اما شواهد جان دار حاکی از آن است که دعوت از این افراد برای شرکت در مراحل تصمیم گیری، در شرایطی‌که در نخستین عصر تصمیم گیری اتفاق افتد و به بَعد موکول نشود، موجب انتخاب گزینه های بهتر و کارآمدتر خواهد شد و قابلیت اجرای کنش های مقتضی جهت کاهش ترس و استرس سازمان در حالت ناخوشایند را مهیا خواهد کرد.

مذاکره جهت عقد کارآمدترین قراردادهای برون سپاری

پیشنهاد هایی که در بالا برای گزینش تأمین کننده مناسب معرفی کردیم، درمورد رای زنی بر سر شرایط و ضوابط قرارداد با تأمین کننده نیز درستی مینمایند. یک تأمین کننده ثالث، هنگامی که به گفتمان وارد می گردد، ایده های منحصر به خود را در رمز داراست: کسب حداکثر درآمد و منفعت با دست‌کم ترازو ریسک. شرکت مشتری باید یک شناخت و فهم و شعور کامل از خواسته ها و توقعات خود از رابطه برون سپاری داشته باشد و مذاکرات را حول آن توقعات و آمال رخ دهد. هدف از اجرای این مذاکره، ایجاد تعادل فی مابین ریسک ها و امتیازها برای هر دو طرف می باشد؛ که گاهاً به منازعه و مشاجره منجر می گردد. اما مشتریان زیرک و باذکاوت، در دست گرفتن نشست گفتگو را خود در چنگ می‌گیرند؛ و بر مسائلی تأکید می کنند که برایشان مهم است.

تدوین یک برنامه وقتی و ضرب العجل برای مذاکرات، قابلیت در اختیار گرفتن فرآیند مذاکره را آماده خواهد آورد. در غیر این چهره، مذاکرات تا ابد ادامه خواهند داشت. اما در‌حالتی که یک مشاجره یا سوژه نیازمند گفتگو بیشتر باشد، نباید خود را مقیّد به تاریخ ضرب العجل بدانید. بلکه باید برای رئیس و حل آن زمینه، زمان بیشتری اختصاص دهید.

در نهایت، به این نکته توجه داشته باشید که در طی مذاکره، تلاش نکنید تمام مسئولیت ها را بر دوش تأمین کننده بیاندازید. یک قرارداد برون سپاری، تنها درصورتی به فایده خواهد رسید که شما از مسیرهای از پیش تعیین شده و مشخص پیروی فرمایید؛ و درصورتی که بخواهید تمام مسئولیت ها را بر دوش تامین کنندگان برون سپاری بیاندازید، عملاً اقتدار و توان اعمال در دست گرفتن بر گفتگو را به ایشان تفویض کرده اید.